理由書とは、ある出来事や判断・行動の理由や背景を文章で説明する書類のことです。
提出先は役所、会社、学校、取引先などさまざまで、事実経過と正当性を明確にするために使われます。

目的

1. 経緯や背景の説明
   • 何があったのか、どのような経過でそうなったのかを整理する。
2. 判断や行動の正当性を示す
   • 相手に納得してもらうための説明材料になる。
3. 記録として残す
   • 後日確認が必要なときに証拠や参考資料として使える。

主な使用例

• 行政手続きでの申請や許可（例：期限延長の申請理由）
• 会社での稟議や報告（例：予算超過の理由書）
• 学校での事情説明（例：欠席や遅延の理由）
• 事故やトラブル発生時の報告（例：納期遅延、ミスの発生原因）

一般的な記載項目

1. 日付
2. 宛先（提出先の部署・担当者名など）
3. 差出人（氏名・住所・所属）
4. 件名（例：「納期遅延理由書」）
5. 本文
   • 事実経過（時系列で簡潔に）
   • 理由や背景
   • 必要なら再発防止策や改善策
6. 結びの言葉（「ご理解のほどお願い申し上げます」など）

特徴

• 主観的な言い訳ではなく、客観的で事実に基づいた説明が求められる。
• 長文になりすぎず、1枚〜2枚程度にまとめるのが望ましい。
• ビジネスや行政用途ではフォーマルな書式が必要。