FAX送付状とは

FAXで書類を送る際に、送信内容や送信者情報を相手に分かりやすく伝えるために添える表紙のような文書です。英語では「Fax Cover Sheet」と呼ばれます。FAXそのものは送信できても、誰宛の何の書類か分からないと混乱するため、ビジネスでは必ず送付状をつけるのが一般的です。

目的

1. 送信書類の確認
   • 送信枚数・送付内容を明記し、受信側が漏れや不足をチェックできる。
2. 送信者・宛先の明示
   • 誰が誰宛に送ったものかを明確にする。
3. 補足や依頼事項の伝達
   • 「至急ご確認ください」「ご返信をお願いします」など、簡単な指示を添える。

主な記載項目

1. 送信日
2. 宛先（会社名・部署・担当者名・FAX番号）
3. 送信者情報（会社名・部署・担当者名・TEL・FAX番号）
4. 件名（送信書類の概要）
5. 送信枚数（送付状を含めた合計枚数）
6. 本文（通信欄）
   • 簡単な挨拶や補足説明、確認依頼など

特徴

• 通常は A4サイズ1枚 にまとめ、送付文書の先頭に置く。
• 文章は長くせず、必要情報を整理して見やすくすることが大切。
• ビジネス文書の中では「実用的な伝票」に近い役割。

簡単に言うと、FAX送付状は 「FAXのあて名ラベル＋送信メモ」 のような役割を果たすものです。